采購業務內部控制設計實務
采購業務內部控制設計，是采購業務內部控制建設的首要環節，是構建采購業務內部控制體系的基礎。目前，業內對采購業務內部控制設計的概念還沒有統一的定義。中天恒3C框架認為，采購業務內部控制設計，是在遵循國家和企業采購業務相關法規制度的基礎上，以國家監管部門制定的內部控制規范及其應用指引為依據，結合企業的采購業務實際情況，用系統控制的技術和方法，構建企業采購業務內部控制體系的動態過程。
采購業務內部控制的基本流程
采購，是指企業購買物資(或接受勞務)并支付款項等的相關活動。一般來說，采購業務主要是指企業外購商品并支付價款的行為。按照業務處理流程，采購與付款業務可以分為請購、訂購、驗收、儲存、退貨和折讓、付款憑單、記錄負債、付款等控制環節。
企業應認真學習領會《企業內部控制基本規范》、《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》等法律法規的精神實質和原則要求，并以此為起點構建和實施采購業務內部控制。
采購業務流程涉及編制需求計劃和采購計劃、采購申請、選擇供應商、確定采購價格、訂立框架協議或采購合同、管理供應過程、驗收、退貨、付款、會計控制等基本流程。
采購業務內部控制設計是個復雜的系統工程，基本流程包括設計準備、設計實施、試行及完善等。中天恒認為，描述現狀、風險評估、設計控制是內部控制設計流程的高度概括，也是采購業務內部控制設計的三個關鍵方面。不過，根據采購業務內部控制設計操作需要，在基本流程的基礎上，還要有多層次具體的流程，每個具體流程中需明確工作內容、方法、步驟以及相應的表單等，突出采購業務內控設計的特色。
當然，采購業務復雜多樣，采購業務內部管理制度、業務流程千差萬別，因此，對采購業務的內部控制設計在總體上應體現指引的要求，在具體的業務流程的設計上要體現不同企業采購業務的自身特點。
采購常常是經營管理中薄弱的一環，也最容易滋生“暗箱操作”、以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等風險;同時最容易產生“跑、冒、滴、漏”，積壓浪費。因此，通過對采購與付款全過程監控，加強對物資采購業務內部控制，對促進合理采購、滿足生產經營需要、防范采購風險具有重要的意義。
描述現狀
描述現狀，就是整理描述采購業務方面的內部管理制度或相關文件，梳理采購業務的現狀以及業務流程，編制采購業務內部管理制度或相關文件情況表、采購業務流程目錄、繪制采購業務流程圖等采購業務內部控制設計的基礎性工作。
1、梳理描述制度文件。一般而言，企業不論大小，都會有采購業務管理制度或文件。對企業采購業務進行內部控制的設計者必須認真梳理，重點關注有無采購業務方面的相關制度，是否完善、是否執行;有無具體可控的操作文件或表單等。
2、梳理描述現狀業務流程。分析企業采購業務現行的流程到底怎么樣，包括哪些環節，是否能有效控制資金活動風險，并要將企業采購業務方面的現狀業務流程用圖表的形式描繪出來。
3、確定業務流程目錄。
在梳理企業采購業務管理制度和業務流程現狀的基礎上，內部控制設計者應根據內部控制設計的要求，編制采購業務流程目錄，繪制采購業務流程圖。
本階段采購業務內部控制設計工作成果是，形成《采購業務內部管理制度或相關文件情況表》、《采購業務流程目錄》、《采購業務業務流程圖》等。
風險評估
采購業務風險評估的基本程序為：識別采購業務風險，并進行具體描述;分析采購業務風險，編制采購業務風險分析表;評價采購業務風險，編制采購業務風險評價表;確定采購業務風險應對策略;提出采購業務重大風險解決方案。在實踐中，采購業務風險分析及評價是合在一起進行的。此外，采購業務重大風險解決方案要看企業的需要，也可在采購業務內控設計完成后單獨進行。
1、識別并描述風險。評估采購業務風險，首先要把采購業務的具體風險識別出來，然后整理出整體層面的風險。采購業務具體風險是多種多樣的，因企業的不同而有所不同。
在采購業務內部控制構建與實施過程中，企業應根據內部控制應用指引中有關采購業務風險的提示，結合采購業務的實際情況，識別并具體描述采購業務方面存在的風險，以便完善采購業務的內部控制，以有效地控制采購業務風險。
2、分析風險。采購業務風險分析的內容很多，一般應從成因和結果兩個方面進行，并編制采購業務風險分析表。
3、評價風險。采購業務風險評價應從可能性和影響程度兩個維度進行，根據評價結果進行風險排序、劃分風險等級，并編制采購業務風險評價表。
4、選擇風險應對策略。采購業務風險應對是根據風險評價的結果，針對不同等級風險選擇采購業務風險應對策略的過程。不同等級的采購業務風險采取的應對策略不一樣，一般有規避、降低、轉移、接受等策略。不論選擇哪種策略應對采購業務風險，都需要編制采購業務風險應對表。
5、編制采購業務風險數據庫或風險圖譜。依據采購業務風險評估的結果編制采購業務層面的風險數據庫或繪制風險圖譜。采購業務層面數據庫基本要素包括業務流程、風險描述、風險分析、風險排序、應對策略、剩余風險等，同時也可以加上內部控制設計完成后的控制措施、控制部門或崗位等。
本階段采購業務內部控制設計工作成果是，形成《采購業務風險及其描述表》、《采購業務整體層面風險清單》、《采購業務風險分析表》、《采購業務風險評價表》、《采購業務風險應對策略表》、《采購業務風險解決方案》等。
采購業務內控設計
設計采購業務內部控制，就是在評估采購業務風險的基礎上，對采購業務內部控制進行設計的過程，是采購業務內部控制設計的關鍵環節。采購業務內部控制設計基本程序包括：確定采購業務關鍵控制;明確采購業務控制目標;提出采購業務控制措施;設計采購業務控制證據;完善采購業務相關制度;繪制采購業務控制流程圖;編制采購業務控制矩陣。
1、設計關鍵控制點。企業在構建與實施采購業務內部控制過程中，要針對采購業務風險評估的結果，確定采購業務的一般控制點和關鍵控制點，并編制采購業務控制要點表。
一般來說，采購業務的關鍵控制點至少應當包括請購、審批、購買、驗收、付款等環節。但并非關鍵控制點越多越好。
2、設計控制目標。采購業務控制目標就是要保證采購業務合法、安全、有效、可靠，從而有效控制可能發生的庫存短缺或積壓致企業生產停滯或資源浪費;采購物資質次價高，出現舞弊或遭受欺詐;采購物資、資金損失或信用受損等方面的風險。實際工作中，采購業務內部控制目標應根據識別出來的采購業務可能存在的具體風險來設計，不能固定化、模式化。一般來說，采購業務內部控制目標包括：規范實物資產管理，杜絕舞弊發生;安全、科學的保管使用實物資產，防止發生非正常減損;物資儲存科學、合理，防止損失浪費;保證采購業務符合國家法律法規等。
3、設計控制措施。企業在構建與實施采購業務內部控制過程中，要強化對采購業務控制點，尤其是關鍵控制點的風險控制，并采取相應的控制措施。采購業務內部控制措施要與采購業務相融合，并嵌入到采購業務流程當中。企業應當結合實際情況，全面梳理采購業務流程，完善采購業務相關管理制度，統籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環節的職責和審批權限，按照規定的審批權限和程序辦理采購業務，建立價格監督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節，采取有效控制措施，確保物資采購滿足企業生產經營需要。
4、設計控制證據。為了保證采購業務制度能夠有效實施，企業需要制定必要的表單，為采購業務流程留下控制證據。采購業務的相關表單很多，包括物資采購申請單、請購單、采購計劃、采購合同、價格申報單、采購發票、運費單、檢驗報告單、入庫單、退貨單、付款憑單、轉賬憑證、應付賬款明細賬、材料采購明細賬、對賬單等。
5、優化控制制度。采購業務管理控制制度不是獨立建立一套新的制度，而是將內部控制思想嵌入到采購業務制度中去。采購業務制度應制定多少個、內容包括哪些，這因企業的不同而不同。從務實的角度考慮，采購業務制度不宜越多越好，可制定一個統一的采購業務理制度，內容至少應明確請購、審批、購買、驗收、付款等環節的職責和審批權限。
6、繪制控制流程圖。采購業務內部控制流程圖大多是一般業務流程圖，未標注采購業務風險點和控制點。中天恒3C框架主張采購業務控制流程圖要根據采購業務流程、風險點、控制點及其相關的控制措施，結合具體單位的實際情況來繪制。特別要強調的是應把采購業務內部控制流程和采購業務流程整合在一起，并在圖上標示風險點和控制點。
7、編制控制矩陣。采購業務控制矩陣是對采購業務流程圖中風險點、控制措施和控制證據等的詳細說明與描述，是采購業務內部控制設計結果的集中體現，也是企業內部控制管理手冊重要的組成部分。
本階段設計工作成果是編制《采購業務控制控制要點及關鍵控制表》、《采購業務內部控制目標表》、《采購業務內部控制措施表》、《采購業務控制證據表》、《采購業務制度完善建議表》、《采購業務控制流程圖》、《采購業務控制矩陣》等。
